Переход на электронные перевозочные документы меняет не только способ оформления ЭТрН, путевых листов и других ЭПД, но и привычный процесс их подписания. Особенно это заметно в транспортных компаниях: водитель находится в дороге, кладовщик — на складе, механик и медработник работают на линии, а руководитель может находиться в другом городе.
Возникает закономерный вопрос: как подписывать ЭПД, если у сотрудника нет компьютера или он не хочет носить с собой ЭЦП?
В Saby можно выбрать несколько способов подписания. Подойдет как стандартная УКЭП, так и мобильная электронная подпись, отложенное или дистанционное подписание, а также подпись через приложение «Госключ». Кроме того, ЭПД можно подписывать даже при отсутствии интернета.
Стандартное подписание ЭПД с помощью УКЭП
Классический вариант — сотрудник использует квалифицированную электронную подпись физического лица, подключенную к компьютеру или установленную на подходящем устройстве + МЧД. Такой способ подходит для сотрудников, которые постоянно работают за компьютером: логисты, диспетчера, бухгалтера, руководители и другие ответственные лица.
Но для водителя стандартный сценарий не всегда удобен. Возить с собой токен, искать компьютер для подписания и зависеть от наличия рабочего места — лишние сложности. Поэтому Saby поддерживает другие варианты:
1. Мобильная электронная подпись
Один из самых удобных способов для сотрудников, которые постоянно находятся в пути, — мобильная электронная подпись. В Saby можно выпустить электронную подпись сразу на мобильное устройство. Если у сотрудника уже есть подходящая КЭП физического лица, выданная УЦ Saby, ее можно скопировать на смартфон.
После этого для работы с ЭПД сотруднику не требуется компьютер. Водитель открывает приложение Saby TMS на смартфоне, находит нужную ЭТрН и подписывает ее.
Это удобно не только для водителей. Мобильное подписание может пригодиться:
• кладовщикам
• механикам
• медицинским работникам
• сотрудникам складов
• другим специалистам, которым по рабочему процессу не нужен постоянный доступ к компьютеру
Важное ограничение для первого лица
Для руководителя организации или ИП применяется другой сценарий. Подпись первого лица нельзя экспортировать на смартфон: она должна использоваться на защищенном носителе. Для таких случаев предусмотрены, например, NFC-токен и дистанционное подписание. То есть отсутствие возможности перенести подпись директора или ИП на телефон не означает, что руководитель привязан к одному компьютеру.
2. Подписание ЭПД без интернета
Что делать, если водитель приехал на склад, а мобильного интернета нет? Saby поддерживает офлайн-подписание ЭПД. Водитель может выполнить необходимые действия в приложении даже при отсутствии связи. После восстановления интернета данные автоматически синхронизируются с системой.
3. Отложенное подписание
Не всегда компании выгодно выпускать отдельную УКЭП для каждого водителя. В этом случае можно использовать отложенное подписание — сотрудник выполняет необходимые действия со своей стороны, а документ подписывает другой уполномоченный сотрудник.
Например: водитель → фиксирует операцию в приложении → диспетчер подтверждает → ЭТрН подписывается и отправляется дальше. В Saby можно настроить два варианта:
1. С подтверждением владельца подписи
Водитель авторизуется в приложении и выполняет необходимые действия с документом. После этого владельцу электронной подписи поступает запрос.
Диспетчер или другой уполномоченный сотрудник открывает запрос, подтверждает подписание — и документ продолжает движение по цепочке.
Такой вариант подойдет компаниям, которые хотят сохранять контроль над каждым подписываемым документом.
2. Автоматическое подписание
Водитель подтверждает необходимые данные простой электронной подписью, после чего Saby автоматически обращается к настроенной подписи ответственного сотрудника и подписывает документ. Это позволяет сократить количество ручных действий. В результате водителю не нужно ждать диспетчера, а диспетчеру — вручную обрабатывать каждый документ. При этом компания сохраняет централизованный контроль над электронной подписью. Saby также позволяет настраивать доверие использования подписи другим сотрудникам.
4. Дистанционное подписание
Представим ситуацию: УКЭП руководителя находится на токене, который подключен к рабочему компьютеру в офисе. Сам руководитель или сотрудник, которому предоставлено право использования подписи, находится в другом месте. В Saby можно настроить дистанционную работу с этой подписью.
Схема выглядит так:
УКЭП → подключена к ПК → ПК остается включенным → сотрудник работает с документом с другого устройства → Saby обращается к подписи на удаленном компьютере. То есть токен не требуется физически переносить с собой.
Saby прямо предусматривает такой сценарий: подпись остается подключенной к компьютеру, а документ можно подписывать с другого устройства. При этом компьютер с подключенной УКЭП должен оставаться включенным и иметь доступ к интернету.
Кому особенно полезно дистанционное подписание
• руководителям и ИП;
• сотрудникам, которые работают удаленно;
• компаниям, где УКЭП хранится в офисе;
• транспортным организациям, где документы необходимо подписывать в любое время;
• водителям, которым не нужно носить токен с собой.
5. Подписание через «Госключ»
Еще один вариант — использовать электронную подпись из мобильного приложения «Госключ». «Госключ» — государственное мобильное приложение, в котором можно бесплатно получить сертификат электронной подписи и подписывать документы с телефона. Для работы потребуется установить приложение «Госключ» на смартфон. Подойдет НЭП или КЭП на сотрудника + МЧД. Для руководителей организаций необходимо получить специальный Госключ в налоговой.
Для транспортных компаний это еще один способ организовать подписание ЭПД без выдачи каждому сотруднику отдельного физического носителя.
6. Рутокен с NFC — еще один вариант для смартфона
Есть ситуация, когда мобильную подпись хранить на самом телефоне нельзя или компания хочет оставить УКЭП на защищенном носителе. В этом случае можно использовать Рутокен с NFC. УКЭП хранится на токене, а водитель использует смартфон с NFC. Токен достаточно приложить к телефону, после чего документ можно подписать в мобильном приложении.
Получается удобный компромисс: ключ не хранится непосредственно в памяти телефона, но водитель при этом может работать с ЭПД со смартфона.
Какой способ подписания выбрать?
Универсального варианта для всех компаний нет. Выбор зависит от того, кто подписывает ЭПД, где находится сотрудник и требуется ли ему собственная УКЭП.
Ситуация |
Оптимальный вариант |
| Водитель постоянно работает со смартфона | Мобильная ЭП, «Госключ» |
| У сотрудника уже есть подходящая КЭП | Копирование КЭП на мобильное устройство |
| Руководителю нужно подписывать с телефона | Дистанционное подписание, «Госключ» или NFC-токен |
| Не хотите выдавать УКЭП каждому водителю | Отложенное или автоматическое подписание |
| Нужно контролировать каждое подписание | Отложенное подписание с подтверждением |
| УКЭП находится в офисе | Дистанционное подписание |
| Нужно использовать бесплатную мобильную подпись | «Госключ» |
| Нужно хранить УКЭП на защищенном носителе и подписывать со смартфона | Рутокен NFC |
Подключите ЭПД в Saby
Если в компании несколько водителей, диспетчеров, складов и ответственных сотрудников, заранее настройте роли и способы подписания. Это поможет избежать простоев, ожидания подписи и ситуаций, когда документ невозможно оформить из-за отсутствия компьютера или интернета.
Крипто-Софт поможет подключить Saby TMS, подобрать подходящий способ подписания и настроить работу сотрудников.
Оставьте заявку — разберем ваш процесс перевозки и подскажем, какой вариант подписания будет удобнее именно для вашей компании.